TEKNIK PERSIDANGAN
MUSYAWARAH
(TEORI DAN SIMULASI)
Oleh
:
Enang
Rusnandi, S.Pd., M.Kom.
1.
Pendahuluan
Suatu organisasi, termasuk organisasi-organisasi
kemahasiswaan di lingkungan kampus, didirikan dengan maksud dan tujuan
tertentu. Hal tersebut mengandung makna bahwa semua aktivitas organisasi yang
dijalankan bermuara pada pencapaian tujuan yang telah ditetapkan.
Namun tentu saja, manakala kita berbicara organisasi
kemahasiswaan khususnya, maka segala proses atau aktivitas yang ditujukan untuk
mencapai tujuan hendaknya juga menjadi perhatian. Kenapa demikian ? Hal itu
dikarenakan organisasi kemahasiswaan merupakan salah satu sarana pembinaan bagi
para mahasiswa sebelum terjun ke masyarakat secara langsung setelah mereka
lulus dan organisasi kemahasiswaan merupakan miniatur dari sebuah sistem
kehidupan yang lebih luas.
Selain itu, prinsip untuk mempersiapkan dan mengelola
kegiatan secara baik, terencana dan terorganisir, akan menjadikan
aktivitas-aktivitas organisasi dapat berjalan dengan baik pula dan diharapkan
dapat mencapai tujuan dengan tingkat kegagalan yang sudah dapat diprediksi.
Berbicara organisasi, maka sesungguhnya kita sedang
membicarakan aturan, tata kelola, kebijakan, program kerja serta hal-hal lain
yang menjadi bagian tak terpisahkan dari kehidupan organisasi seperti masalah
pendanaan dan etika berorganisasi. Organisasi kemahasiswaan seyogyanya
dijalankan dengan berpijak pada aturan-aturan yang telah ditetapkan, mengambil
kebijakan dengan berdasar pada pedoman organisasi dan anggota organisasi
senantiasa bersikap dan bertindak sesuai dengan etika dan norma yang telah
ditetapkan. Dengan demikian, diharapkan muncul atmosphir organisasi
kemahasiswaan yang merefleksikan suatu keteraturan dan ketaatan terhadap aturan
atau ketentuan yang telah digariskan.
Selanjutnya hal lain yang harus diperhatikan oleh
organisasi kemahasiswaan adalah mengenai pentingnya mempersiapkan kader-kader
organisasi atau dengan istilah lain proses regenerasi dan suksesi kepemimpinan.
Dengan memberikan perhatian ke hal itu, maka diharapkan organisasi
kemahasiswaan di Universitas Majalengka dapat menelurkan kader-kader pemimpin bangsa
yang cakap, memiliki integritas kepribadian, memiliki wawasan serta dapat
menjadi suri tauladan bagi masyarakat.
Akhirnya, salah satu wujud dari keinginan mahasiswa
untuk dapat beroganisasi dengan berpedoman pada tata cara dan etika
berorganisasi yang baik, maka munculah gagasan dan program kerja dari DPM
Universitas Majalengka untuk memberikan pelatihan tentang teknis persidangan,
dimana seperti yang kita maklumi bahwa sidang dalam organisasi kemahasiswaan merupakan
suatu sarana untuk mengambil keputusan-keputusan penting.
Materi pelatihan sidang ini yang dapat kami berikan
berkenaan dengan semua hal yang berhubungan dengan persiapan, proses, teknik
serta cara mengambil keputusan. Sehingga diharapkan para mahasiswa yang
tergabung dalam organisasi-organisasi kemahasiswaan dapat memiliki keterampilan
dan wawasan tentang bagaimana melakukan proses dan mekanisme persidangan.
2.
Jenis Persidangan
a.
Sidang Komisi
1. Sidang
Komisi dilakukan untuk membahas materi sidang yang sudah dibagi-bagi sesuai
dengan bidang yang diperlukan dalam suatu persidangan.
2. Sidang
Komisi ini diikuti oleh anggota masing-masing komisi yang telah ditetapkan
sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
3. Anggota
masing-masing komisi adalah peserta dan peninjau yang ditentukan oleh Sidang
Pleno
4. Sidang
Komisi dipimpin oleh seorang pimpinan dan dapat dibantu seorang Sekretaris
Sidang Komisi
5. Pimpinan
Sidang Komisi dipilih dari dan oleh anggota komisi bersangkutan
b.
Sidang Pleno
1. Sidang
Pleno diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau
2. Sidang
Pleno dipimpin oleh Presidium / Pimpinan Sidang
3. Sidang
Pleno dipandu atau diarahkan oleh Steering Committee (SC)
4. Sidang
Pleno membahas dan memutuskan segala sesuatu materi yang telah dibahas pada
Sidang Komisi.
c.
Sidang Paripurna
1. Sidang
Paripurna diikuti oleh seluruh peserta, undangan dan atau peninjau
2. Sidang
Paripurna dipimpin oleh Presidium / Pimpinan Sidang
3. Sidang
Paripurna mengesahkan segala ketetapan dan keputusan
3.
Unsur-Unsur Persidangan
a.
Tempat atau ruang siding
b. Waktu
dan acara sidang
c.
Peserta sidang
d.
Perlengkapan sidang
e.
Tata tertib sidang
f.
Pimpinan / Presidium
4.
Peserta Sidang
a.
Peserta
Peserta adalah
anggota dari suatu forum sidang yang dilaksanakan dengan agenda-agenda tertentu
yang telah dipersiapkan.
1) Hak
peserta :
§
Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan
pendapat dan mengajukan usulan kepada pimpinan sidang baik secara lisan maupun
tertulis
§
Hak Suara, adalah hak untuk ikut ambil bagian
dalam pengambilan keputusan, terutama pada saat terjadinya pemungutan suara.
§
Hak Memilih, adalah hak untuk menentukan pilihan
dalam proses pemilihan
§
Hak Dipilih, adalah hak untuk dipilih dalam
proses pemilihan
2) Kewajiban
peserta :
§
Mentaati tata tertib persidangan
§
Menjaga ketenangan di ruang persidangan
§
Bersikap baik dan sopan selama mengikuti
persidangan
b.
Peninjau
Peninjau adalah
orang atau pihak yang didatangkan secara khusus untuk mengikuti persidangan dan
diberikan kepadanya hak dan kewajiban seperti berikut ini :
1)
Hak Peninjau:
Hak Bicara,
adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapat dan mengajukan usulan kepada
pimpinan sidang baik secara lisan maupun tertulis
2)
Kewajiban Peninjau:
§
Mentaati tata tertib persidangan
§
Menjaga ketenangan di ruang persidangan
§
Bersikap baik dan sopan selama mengikuti
persidangan
5.
Jenis Pimpinan / Presidium Sidang
a. Pimpinan Sidang Sementara,
biasanya Pimpinan Sidang Sementara berasal dari Steering Comittee (SC),
dan biasanya hanya berjumlah 2 orang.
- Pimpinan Sidang Tetap, berjumlah 3 orang, berasal dari peserta sidang yang dipilih oleh peserta sidang dengan mekanisme pemilihan yang disepakati bersama.
- Pimpinan Sidang Komisi, berjumlah 2 orang atau lebih sesuai dengan kebutuhan.
6.
Persyaratan Pimpinan / Presidium Sidang
Pimpinan sidang mempunyai kontribusi yang sangat besar dalam menciptakan kelancaran
acara sidang, maka dari itu seorang pimpinan sidang bukan sekedar mempunyai
kemauan saja, tetapi harus memiliki beberapa hal yang umumnya menjadi
persyaratan menjadi seorang pimpinan sidang, antara lain:
a. Dipilih
dari dan oleh peserta sidang melalui Sidang Pleno yang dipandu oleh Panitia Pengarah
(Steering Committee).
b. Bertugas
untuk memimpin dan mengatur jalannya persidangan sesuai dengan aturan yang disepakati
c. Berwenang
untuk memimpin dan menjalankan tata
tertib persidangan
d. Syarat-Syarat
dan Sikap Presidium Sidang :
1)
Mempunyai sifat kepemimpinan
2)
Adil, bijaksana dan bertanggung jawab
3)
Memiliki pengetahuan yang cukup tentang persidangan
4)
Peka terhadap situasi dan cepat mengambil inisiatif
dalam situasi kritis
5)
Mampu mengontrol emosi sehingga tidak terpengaruh
kondisi persidangan
6)
Memiliki integras pribadi,
7)
Kecakapan dalam melakukan manajemen
forum dan mekanisme sidang,
8)
Memiliki pengetahuan mendalam tentang prosedur
pengambilan keputusan
9)
Simpatik, menarik, tegas dan disiplin
10) Sopan
dan hormat dalam kata dan perbuatan
11) Menghargai
pendapat orang lain
7.
Ketukan Palu
a.
1 kali ketukan
1) Menerima
dan menyerahkan pimpinan sidang.
2) Mengesahkan
keputusan sidang poin perpoin (dalam pembahasan pasal dan ayat dan sifatnya
sementara).
3) Menskors
dan mencabut kembali skorsing sidang yang waktunya tidak terlalu lama sehingga
peserta sidang tidak perlu meninggalkan tempat sidang misalnya 1 X 5 menit.
4) Mencabut
kembali / membatalkan ketukan terdahulu yang dianggap keliru.
b.
2 kali ketukan :
1)
Untuk menskorsing atau mencabut skorsing dalam waktu
yang cukup lama, misalnya skorsing istirahat, makan, proses lobi dan sholat.
c.
3 kali ketukan :
1) Digunakan
untuk membuka atau menutup sidang
2) Digunakan
untuk mengesahkan keputusan sidang
d.
Ketukan berkali-kali :
1)
Digunakan pada saat menenangkan persidangan/perhatian
2)
Memberi peringatan kepada peserta sidang agar tidak
gaduh.
8.
Quorum
a. Persidangan
dinyatakan syah atau memenuhi quorum apabila dihadiri oleh sekurang-kurangnya ½
jumlah peserta sidang yang terdaptar
pada OC ditambah 1
b. Setiap
keputusan didasarkan atas musyawarah untuk mufakat, dan jika tidak berhasil
diambil melalui suara terbanyak (½ + 1) dari peserta sidang yang hadir
c. Bila
dalam pengambilan keputusan melalui suara terbanyak terjadi suara seimbang,
maka dilakukan proses lobbi sebelum dilakukan pemungutan suara ulang
9.
Bentuk-Bentuk Interupsi
a. Interupsi (biasa)
Dipakai untuk memotong pembicaraan baik
itu pembicaraan pimpinan sidang, maupu peserta sidang
b.
Point
Of Informatioan (PI)
Diucapkan apabila yang akan diajukan
adalah untuk menginformasikan sesuatu yang kurang jelas.
c.
Point
Of Order (PO)
Diucapkan apabila pembicaraan yang akan
diajukan berkaitan langsung dengan pokok pembicaraan
d.
Point
Of Clarification (PC)
Dikatakan dan terjadi jika yang akan
diajukan adalah untuk memperjelas kembali mengenai pernyataan yang sudah
dikatakan sebelumnya
e.
Point Of Personal Privilage (PP)
Diucapkan untuk membela diri karena
pembicaraan yang berlangsung menyinggung kepentingan pribadi atau orang
tertentu
f.
Point
of Clearens
Diucapkan jika yang akan diajukan untuk
meluruskan masalah ketika persoalan mengenai persoalan point personal
privilage/menyangkut pribadi
g. Point
of Solution
Dikatakan dan terjadi jika yang akan
diajukan untuk menyampaikan atau menawarkan suatu solusi
h. Point
of Justification
Dikatakan dan terjadi jika yang akan
diajukan untuk menguatkan pendapat sebelumnya
i.
Peninjauan
Kembali
Diucapkan jika yang akan diajukan untuk
peninjauan kembali terhadap draf yag sudah disepakati sebelum disahkan.
10. Istilah-Istilah
dalam Persidangan
v AKLAMASI
Pernyataan setuju secara lisan dari seluruh peserta rapat terhadap suatu usul tanpa melalui pemungutan suara.
Pernyataan setuju secara lisan dari seluruh peserta rapat terhadap suatu usul tanpa melalui pemungutan suara.
v MUSYAWARAH
UNTUK MUFAKAT
Pengambilan keputusan dengan cara kesepakatan bersama.
Pengambilan keputusan dengan cara kesepakatan bersama.
v
DELEGASI
Utusan dari kelompok unsur suatu organisasi kemahasiswaan yang mewakili dalam sidang.
Utusan dari kelompok unsur suatu organisasi kemahasiswaan yang mewakili dalam sidang.
v FORUM
Bisa tempat atau suasana pertemuan untuk persidangan.
Bisa tempat atau suasana pertemuan untuk persidangan.
v
LOBYING
Suatu bentuk kompromi dalam
menyelesaikan perbedaan pendapat dalam pengambilan keputusan
v SKORSING
Sidang sudah berjalan sesuai kuorum, di tengah jalan perlu berhenti untuk memberikan kesempatan pihak-pihak negosiasi/lobi.
Sidang sudah berjalan sesuai kuorum, di tengah jalan perlu berhenti untuk memberikan kesempatan pihak-pihak negosiasi/lobi.
v NEGOSIASI
Proses tawar menawar dengan jalan berunding guna mencapai kesepakatan bersama antara pihak satu dengan pihak yang lain.
Proses tawar menawar dengan jalan berunding guna mencapai kesepakatan bersama antara pihak satu dengan pihak yang lain.
v VOTING
Pengambilan keputusan dengan suara terbanyak.
Pengambilan keputusan dengan suara terbanyak.
v ONE
MAN ONE VOTE
pengambilan keputusan satu orang satu suara
pengambilan keputusan satu orang satu suara
v INTERUPSI
Penyelaan Atau Pemotongan (Pembicaraan, Pidato Dls)
Penyelaan Atau Pemotongan (Pembicaraan, Pidato Dls)
v Lobbying
adalah penentuan jalan tengah atas konflik dengan skorsing waktu untuk
menyatukan pandangan melalui obrolan antara dua pihak atau lebih yang bersebrangan secara informal.
menyatukan pandangan melalui obrolan antara dua pihak atau lebih yang bersebrangan secara informal.
v WALK
OUT
keluar sidang dengan maksud dan tujuan untuk tidak menerima keputusan sidang
keluar sidang dengan maksud dan tujuan untuk tidak menerima keputusan sidang
v KEPUTUSAN
segala putusan yang telah ditetapkan {sesudah dipertimbangkan, dipikirkan, dsb} yang berkekuatan hukum ke dalam
segala putusan yang telah ditetapkan {sesudah dipertimbangkan, dipikirkan, dsb} yang berkekuatan hukum ke dalam
v KETETAPAN
Segala putusan yang mempunyai ketetapan hukum
Segala putusan yang mempunyai ketetapan hukum
v DEMISIONER
Seorang ketua yang selesai mempertangungjjawabkan laporan, setelah diverifikasi lalu dinilai dan dinyatakan diterima, kemudian kuasa kepemimpinan dicabut.
Seorang ketua yang selesai mempertangungjjawabkan laporan, setelah diverifikasi lalu dinilai dan dinyatakan diterima, kemudian kuasa kepemimpinan dicabut.
v KETUA
TERPILIH
Seorang yang diajukan atau mengajukan diri menjadi ketua dengan memenuhi persyaratan, lalu dinyatakan menang baik lewat aklamasi, musyawarah untuk mufakat atau voting.
Seorang yang diajukan atau mengajukan diri menjadi ketua dengan memenuhi persyaratan, lalu dinyatakan menang baik lewat aklamasi, musyawarah untuk mufakat atau voting.
v SKORSING
Penundaan
acara sidang untuk sementara waktu atau dalam waktu tertentu pada waktu sidang
berlangsung
v
PENDING
Memberhentikan sidang sementara
tanpa ada batasan waktu kapan sidang akan dilanjutkan kembali.